In het kort
Als ondernemer bewaar je je administratie zeven jaar. Voor sommige onderdelen geldt een langere termijn. Hier lees je wat je moet bewaren, in welke vorm en hoe je het zo inricht dat je er niet elk jaar opnieuw tijd aan kwijt bent.
Wat is de bewaarplicht?
De bewaarplicht is een wettelijke verplichting om je administratie een vastgestelde periode te bewaren. Zo kan de Belastingdienst achteraf controleren of je aangiftes kloppen.
De plicht geldt voor iedere ondernemer, ook als je een kleine eenmanszaak hebt. Een bv heeft dezelfde termijnen. Twijfel je welke rechtsvorm bij je past, lees dan eenmanszaak of bv.
Je moet je administratie zo bewaren dat je er binnen redelijke tijd bij kunt. Een berg bonnetjes in een la telt, mits ze compleet en leesbaar zijn.
Wat moet je bewaren?
- Verkoopfacturen en creditnota’s
- Inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke uitgaven
- Bankafschriften van je zakelijke rekening
- Contracten, offertes en opdrachtbevestigingen
- Je btw-aangiftes en de gegevens waarop ze zijn gebaseerd
- Je urenregistratie, als je de zelfstandigenaftrek claimt
- Gegevens over bedrijfsmiddelen die je afschrijft, zoals een auto of apparatuur
Wat niet nodig is, hoef je niet te bewaren. Privé-uitgaven zonder zakelijk karakter vallen buiten je administratie.
Hoe lang moet je bewaren?
De algemene termijn is zeven jaar na afloop van het jaar waarop de gegevens betrekking hebben. Facturen uit 2026 bewaar je dus tot en met 2033.
Voor bepaalde onderdelen gelden langere termijnen. Zo is de termijn voor administratie rond onroerend goed tien jaar.
Overzicht
- Facturen, bonnetjes en bankafschriften: 7 jaar
- Btw-administratie: 7 jaar
- Gegevens over onroerend goed: 10 jaar
- Salarisadministratie: 7 jaar, met uitzonderingen voor bepaalde loongegevens
Voor je eigen zekerheid is het slim om de termijn bij elke bonnetje of factuur te laten beginnen op 1 januari van het jaar erna. Dan weet je zeker dat je de tijd goed rekent.
Mag je digitaal bewaren?
Ja. Een scan of foto van een bon is voldoende, zolang het bestand leesbaar blijft en je het kunt tonen. Het papieren origineel mag je daarna weggooien.
Je bewaart de bestanden op een plek die je kunt terugvinden, met een duidelijke bestandsnaam. Een goede naam bevat de datum, de leverancier en het bedrag.
Let op bij thermisch papier. Kassabonnen op dit papier vervagen binnen enkele maanden, dus maak er meteen een foto van.
Zo organiseer je je bonnetjes
- Maak van elke bon direct een foto, vlak na de aankoop.
- Zet de foto in een vaste map, per jaar en per maand.
- Geef elk bestand een naam met datum, leverancier en bedrag.
- Controleer aan het eind van de maand of alle uitgaven op je bankafschrift een bon hebben.
- Verwerk de bonnen elk kwartaal, vóór je btw-aangifte.
De meeste fouten ontstaan doordat bonnen pas aan het einde van het jaar worden verzameld. Dan is een deel zoek of onleesbaar.
Zo pakt Evermeer dit aan
Je stuurt een foto van je bon via WhatsApp. Je boekhouder verwerkt hem en bewaart hem op de juiste plek in je administratie.
Zo heb je zeven jaar lang alles op één plek, zonder dat je er zelf een systeem voor hoeft te bedenken.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren als zzp’er?
Zeven jaar na afloop van het jaar waarop de gegevens betrekking hebben. Voor onroerend goed is dat tien jaar.
Mag ik bonnetjes digitaal bewaren?
Ja. Een scan of foto is voldoende, zolang het bestand leesbaar is en je het binnen redelijke tijd kunt tonen.
Moet ik ook bankafschriften bewaren?
Ja. De bankafschriften van je zakelijke rekening horen bij je administratie en vallen onder dezelfde zeven jaar.
Wat gebeurt er als ik een factuur kwijt ben?
Vraag een duplicaat aan bij de leverancier. Zonder factuur kun je de btw over die uitgave niet terugvragen.
Geldt de bewaarplicht ook als ik stop met ondernemen?
Ja. De termijn blijft doorlopen, ook nadat je je onderneming hebt beëindigd.