Btw-aangifte als zzp’er: deadlines en zo doe je het

Als ondernemer reken je btw aan je klanten door. Dat bedrag is niet van jou, het gaat via de btw-aangifte naar de Belastingdienst.

Tegelijk betaal je zelf btw over zakelijke inkopen, bijvoorbeeld voor een laptop, software of een werkplek. Die btw heet voorbelasting en mag je aftrekken van wat je moet afdragen.

In de aangifte zet je beide bedragen naast elkaar. Is de btw die je hebt gerekend hoger dan de voorbelasting, dan betaal je het verschil. Is het andersom, dan krijg je geld terug. Blijft je omzet onder €20.000, dan kun je de kleineondernemersregeling overwegen.

Een kleine rekensom maakt het concreet. Je factureert in een kwartaal €10.000 exclusief btw en rekent daarover €2.100 btw. Je koopt voor €1.000 exclusief btw zakelijk in, met €210 btw. Je draagt dan €1.890 af.

Zodra je een btw-nummer hebt, verwacht de Belastingdienst periodiek een aangifte. Bij de meeste zzp’ers is dat per kwartaal. Ook als je in dat kwartaal niets hebt gefactureerd, dien je een aangifte in met nullen.

• Kwartaal 1 (januari t/m maart): aangifte uiterlijk 30 april
• Kwartaal 2 (april t/m juni): aangifte uiterlijk 31 juli
• Kwartaal 3 (juli t/m september): aangifte uiterlijk 31 oktober
• Kwartaal 4 (oktober t/m december): aangifte uiterlijk 31 januari

Je betaalt het bedrag ook uiterlijk op die datum. Het geld moet dan al op de rekening van de Belastingdienst staan, dus overboeken op de laatste dag is te laat.

Maandaangifte of jaaraangifte

Heb je een erg hoge btw-schuld of verwacht je veel terug te vragen, dan kan het voordeliger zijn om per maand aangifte te doen. Dat kun je aanvragen bij de Belastingdienst.

Bij een zeer laag btw-bedrag per jaar kan de Belastingdienst toestaan dat je één keer per jaar aangifte doet. Dat geldt alleen op verzoek, en niet voor iedere ondernemer.

De btw-tarieven

In Nederland gelden drie tarieven. Welk tarief je rekent hangt af van wat je verkoopt.

• 21% voor de meeste diensten en producten, zoals advies, ontwerp, software en reparaties
• 9% voor onder meer eten en drinken uit de supermarkt, boeken en kapsalons
• 0% voor bijvoorbeeld export naar landen buiten de EU en bepaalde internationale diensten

Daarnaast zijn er diensten die zijn vrijgesteld van btw, zoals veel zorg en onderwijs. Voor vrijgestelde diensten rekent en trekt een ondernemer geen btw af.

De aangifte staat of valt met een complete administratie. Verzamel per kwartaal:

• Alle verkoopfacturen, met het btw-bedrag per factuur
• Alle inkoopfacturen en bonnetjes waarop btw staat
• Je zakelijke bankafschriften, om te controleren dat er geen factuur ontbreekt
• Eventuele creditnota’s, want die verlagen de btw die je verschuldigd bent

Een inkoopfactuur telt alleen mee voor teruggave als hij aan de eisen voldoet. Er moeten een datum, een factuurnummer, het btw-bedrag en de gegevens van de leverancier op staan.

Voor kleine bedragen tot €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon met de btw erop vermeld.

Zo doe je de aangifte, stap voor stap

1. Log in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk met je DigiD of eHerkenning.
2. Kies de btw-aangifte van het juiste kwartaal.
3. Vul de omzet in per btw-tarief, bijvoorbeeld rubriek 1a voor het hoge tarief en 1b voor het lage tarief.
4. Vul de voorbelasting in bij rubriek 5b.
5. Controleer het eindbedrag dat het systeem berekent.
6. Verstuur de aangifte en betaal het bedrag vóór de uiterste datum.

Heb je een boekhouder, dan kan die de aangifte voor je doen met een machtiging. Jij hoeft dan niet in te loggen.

• Een factuur vergeten waardoor de omzet te laag staat
• Btw aftrekken over privé-uitgaven, zoals een deel van een telefoonabonnement dat je ook privé gebruikt
• Het verkeerde tarief rekenen op een factuur
• Btw die je hebt ontvangen uitgeven, waardoor je aan het einde van het kwartaal niet kunt betalen
• Geen aangifte doen in een kwartaal zonder omzet

Dat vierde punt komt vaak voor. De btw op je facturen staat op je bankrekening, maar is niet van jou. Het helpt om die btw op een aparte spaarrekening te zetten.

Wat gebeurt er bij te laat indienen of betalen?

Dien je te laat in, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. Meestal geldt een korte coulancetermijn van zeven dagen waarin je zonder boete alsnog kunt indienen, al krijg je wel een aantekening van aangifteverzuim.

Betaal je te laat, dan volgt een aparte betaalboete van een percentage van het bedrag, met een ondergrens. Daarnaast kan er rente bij komen.

Komt er helemaal geen aangifte, dan schat de Belastingdienst het bedrag zelf in. Die schatting valt zelden in je voordeel uit en je moet hem daarna zelf corrigeren.

Kun je door een uitzonderlijke situatie niet op tijd indienen, bijvoorbeeld bij ziekte of een calamiteit, neem dan vóór de deadline contact op over uitstel.

Je vaste boekhouder houdt je administratie bij en zet elk kwartaal de btw-aangifte klaar. Je krijgt vooraf het bedrag te zien, zodat je weet wat je moet reserveren. Bekijk de tarieven.

Je stuurt een foto van je bonnetjes en facturen via WhatsApp. De rest, van verwerken tot indienen, regelt je boekhouder.